Planejando uma Festa Infantil

Depois de alguns posts achei legal colocar um passo à passo de como organizar uma festa, afinal para algumas mamães a  aproximação do aniversário transforma algumas mães em verdadeiras pilhas de nervos.  Meu objetivo é fazer uma festa que seja capaz de satisfazer o filho e os convidados sem gastar rios de dinheiro. 

Organizando a festa

O tipo de evento irá depender primeiramente de quanto a pessoa quer ou pode gastar, pense se vale a pena investir para fazer a festinha dos sonhos contratando um buffet (você terá menos trabalho e não irá se preocupar tanto com detalhes da festa) ou algo mais simples que poderá fazer em casa mesmo porém algo bem criativo e divertido (onde terá muito trabalho que poderá ser distribuído entre familiares, mas terá seu carinho em cada detalhe).

Planejamento

O planejamento é o primeiro passo para qualquer empreitada.  A organização deve começar com o máximo de antecedência possível, em meu caso  com cerca de 5 a 6 meses.  Antes de pensar em qual lugar será realizada a festa dou prioridade ao número de convidados, afinal não adianta querer convidar 100 pessoas e não ter um espaço adequado para recebê-las.  

Lista de Convidados

Costumo usar um caderno ou faço um documento no word para anotar tudo relativo a festa, primeiro anoto a quantidade de convidados, separo por família que receberá o convite.

Exemplo:  Quero convidar minha avó, na casa de minha avó mora mais um tio, uma tia, minha prima e seu filho, então anoto assim:

 Vó = 4 adultos + 1 criança

 Assim já fico ciente da quantidade de convites que terei que emitir e já separo a quantidade de adultos e crianças para as lembranças, a comida e as bebidas que serão servidas na festa.  Inicialmente faço uma lista de quem realmente não pode faltar para ter uma base do lugar para comportar a festa.

Local da Festa

Feita a lista inicial vejo se necessitarei de um salão ou não, se necessitar procuro alguns e faço orçamento, anoto todos lá no mesmo bloco ou documento que fiz a lista, quando decido qual será o que fecharei anoto todos os dados de contato, valores, quanto dei de sinal, quanto falta, etc.  Quando visito um salão a primeira coisa que vejo são os banheiros, se for o suficiente para os convidados, se são limpos e se alguém vai repor os papéis higiênicos e de mão. Depois observo o lugar da cozinha, se for um salão muito fechado e a cozinha não tiver divisão acabo excluindo da minha escolha, pois no caso de fritar salgadinhos no local acaba deixando o salão cheirando a gordura. Agora vai a dica de ouro: Veja se o salão tem um plano B para o caso de faltar luz, você até pode achar exagero da minha parte mas nos meus 15 anos faltou luz por 1:30h e os convidados só não foram embora porque uns amigos começaram um pagode de mesa que animou a festa e também quando fui madrinha de casamento pela primeira vez os noivos fecharam com um salão de festas lindo, com tudo perfeito, porém não contavam com uma falta de luz que simplesmente durou praticamente 3 horas, pensando bem agora você também acha que vale a pena se precaver não é? 

Convites 

Hoje em dia tem mais de 300 modelos criativos para convites, o mais importante é que o texto fique legível com local,  data e horário.  Calcule um convite grande por família e se necessitar de convites individuais coloque junto.  Se decidir realizar a festa num salão infantil ou com buffet aproveite para pedir confirmação de presença, pois nesses casos você paga por convidado então nada melhor do que ter o máximo de certeza de quem realmente irá a festa.

Decoração

Pode ser que ao chegar nesta etapa o tema já esteja definido, mas agora que Gustavo cresceu um pouquinho e já tem a capacidade de escolher acabo deixando para decidir o tema mais para frente pois nessa idade eles escolhem um tema hoje, outro amanhã, aí você começa a fazer os preparativos e a criança subitamente muda de tema, aí você tem um mini infarto, não é verdade? Então aqui pergunto uma vez e ele diz o que quer, pergunto novamente pelo menos umas 5 vezes, se ele continuar com o tema eu explico que será do tema que ele escolher mas que depois não tem o direito de querer trocar,  envolvo ele nos preparativos amostrando fotos, vejo o que chama a atenção dele, com isso consigo fixar bem o tema para depois não ter troca troca. 

Existem buffets e salões infantis que disponibilizam a decoração completa da festa, mas acho legal sempre dar um toque pessoal na festa, seja ele na decoração em si ou pelo menos nas lembranças, assim o convidado sai com todo o carinho que você dedicou na festa.

Se o seu caso for igual ao meu que adora inventar uma moda e fazer a decoração por conta própria cerque-se dos itens principais que não pode faltar numa decoração (mesas, painel, bandejas, lugar para bolo, lugar para lembranças e itens específicos relacionados ao tema escolhido), vamos a um exemplo básico?

1° Aniversário do Gustavo - Tema: Gustavo Air

Itens principais: 

 * Três mesas: uma para o bolo (vidro com base em tecido, outra para o aeroporto e doces (vidro e base colorida) e uma para as lembranças (mesa simples com toalha);

 * Painel: Colunas de bolas, cada coluna de uma cor; 

 * Itens específicos relacionados ao tema: Torre de controle, Hangar, Prédio do aeroporto, aviões, pista de pouso, mala para caixa de presentes (no caso bagagens);

 * Bandejas: Duas grandes e duas pequenas - mdf pintadas de branco;

 * Mesas dos convidados: Toalhas de cetim, centro de mesa e porta guardanapos;

 * Centro de mesa: Cachepots com doces e um balão em formato de estrela.

Lembranças 

Ultimamente com a decoração personalizada em alta quem sai ganhando sempre são os convidados que deixam a festa abarrotados de lembrancinhas.  Você pode optar por algo mais simples feito por você ou encomendar com alguém, o importante é que não fuja muito do seu orçamento para a festa.  Defina se deseja dar lembranças somente para as crianças ou se também incluirá os adultos, independente de qual faixa etária é muito importante que faça um número de lembrança sempre acima da quantidade de pessoas que programou para receber, às vezes convidados que não tem filhos ou até os que tem acabam levando outras crianças, afinal como é que alguém vai proibir uma criança levada por alguém querido de entrar na festa ou de receber uma lembrança, então essa dica é totalmente de ouro. Como já citei aqui sempre disponibilizo bolsas para os convidados, seja ela de plástico com o tom da festa ou de papel kraft.

Comidas e bebidas

Depois da decoração essa parte é a prioridade na hora de organizar, com o número de convidados definidos você deve definir se a comida será feita em casa mesmo ou se precisará contar com a ajuda de profissionais, coloque na lista tudo relativo a comida que deseja fazer em sua festa para poder calcular a quantidade ideal.  Lembre-se de que o tipo de comida deve combinar com o tipo de festa, o clima da época e o horário definido para festa, porque imagine um calor de 40° e você servindo feijoada numa festa infantil, não orna não é, sempre é melhor optar pelo básico que ao me ver é o quarteto para festas infantis noturnas: Salgadinhos, cachorro quente, doces e bolo, não tem como errar. 

Para as bebidas a única dúvida é se servirá bebidas alcoólicas ou não.  Não havendo bebidas alcoólicas o ideal é servir refrigerantes, sucos e água.  Mas se optar por bebidas alcoólicas faça uma lista com as que deseja servir na festa e no caso de festas infantis redobre a atenção dos garçons para que ninguém ultrapasse da conta e acabe fazendo algum vexame na sua festa tão sonhada. 

Cálculo de comida de bebida para festas infantis:

Salgados: 12 a 15 por pessoa, se houver uma refeição pode-se contabilizar de 10 a 12 salgados por pessoa;

Cachorro Quente: Calcule pelo menos 1 cachorro quente por pessoa 

Bolo: Aproximadamente 100gr por pessoa

Doces: Faça o cálculo de 6 a 8 doces por pessoa

Cupcake, pirulitos de chocolate, cake pop: 1 por criança

Refrigerante: 1/2 litro por convidado

Suco: 300 ml por convidado

Água: 300 ml por convidado

Cerveja: 600 ml por convidado 

Em caso de churrasco calcule uma média de 400 gr de carne por pessoa (carne bovina, costela, linguiça, frango, entre outras carnes); 100 gr de molho a campanha; 150 gr de arroz; 100 gr de farofa.

Dica: Costumo anotar as crianças menores de 5 anos somente para as lembrança, não as incluindo na contagem para a comida e bebida.

Música:

Uma festa sem música perde um pouco o contexto, então se achar que não há a necessidade de contratar uma pessoa não esqueça de separar músicas bem animadas e verificar se tudo está funcionando antes do início da festa. 

Animação:

Não consigo pensar numa festa perfeita sem essa parte, afinal você investe muito tempo e dinheiro nos outros detalhes com o intuito de ser uma festa divertida, então prepare algo bem divertido, pode ser um aluguel de uma cama elástica que já deixa as crianças felizes da vida, pode também apresentar as crianças de hoje em dia as brincadeiras de nosso tempo como corrida do saco, ovo na colher, vivo/morto, estátua entre outros que com certeza garantirão muita diversão para as crianças.  Agora se você acha que não tem muito jeito ou que acabará se enrolando contrate uma pessoa para animar a festa, existem animadores ótimos e que de quebra ainda fornecem toda a parte musical da festa, no primeiro ano do Gustavo contratei uma menina maravilhosa que fez brincadeiras ótimas, muitos convidados elogiaram e foi com certeza um achado. 

Fornecedores Terceirizados:

Nesse item você pode incluir os garçons, fritadeira, copeiro, recepcionista, DJ, Fotógrafo, Personagem vivo, animador, caricaturista, entre outros. Não esqueça de anotar todos os contatos possíveis, contratempos existem e você tem que estar com o contato em mãos para conseguir localizar os fornecedores. 

Descartáveis:

Sempre faço uma listinha para não esquecer de nada, procuro comprar toda parte de descartáveis no mesmo dia e levo a listinha com as anotações, no dia anterior a festa confiro para ver se não esqueci de nada e se por acaso tiver que levar para o salão de festas dou uma conferida nesses itens assim que chego ao salão.

Lista básica:

- Copos descartáveis: Calcule de 3 a 4 por convidados

- Guardanapos

- Copinhos para brigadeiro

- Colheres para os copinhos de brigadeiro

- Vela para o bolo 

- Velas (plano B para o caso de faltar luz)

- Fósforos

- Pratinhos para salgadinhos

- Pratinhos para bolo

- Garfinhos pequenos para bolo

- Pratos para refeição 

- Forminhas para docinhos

- Balões para festa

- Papel para balas

- Bolsas para convidados

- Wrappers para Cupcakes

- Sacos para pipoca, batata frita e cachorro quente

Dica: Este ano me deparei com três situações idênticas (a vela do bolo sumiu na hora do parabéns), para que isso não aconteça coloque a vela debaixo da tábua do bolo ou se a tábua não tiver pezinhos coloque a vela ao lado ou no bolo, assim você não corre o risco de cantar parabéns somente com um palito de fósforo para a criança ter algo para assoprar.

No dia da festa:

Faça um organograma com tudo que tem que fazer como por exemplo: buscar salgados, buscar bebida, gelo, buscar o bolo, doces, etc. Aqui sempre coloco horários para tudo e tento ao máximo adiantar os preparativos ao longo da semana do evento, não deixe para fazer tudo no mesmo dia senão você vai dar uma pirada básica e com certeza a hora para surtar não estará no seu organograma. 

Se optar fazer os doces em casa faça com dois ou um dia de antecedência e reserve em recipientes isolados, se também fizer o bolo faça na véspera, não deixe para o dia se a festa tiver muitos detalhes.  

Exemplo de um organograma para o dia da festa (festa iniciando as 18:00h):

8:00 h - Recebimento das mesas e cadeiras

8:30 h - limpeza das mesas e cadeiras e distribuição das mesmas

9:30 h - Colocação dos móveis principais da decoração (mesa bolo, mesa doces e lugar para lembranças)

10:30 h - Montagem painel 

11:30 h - Pausa para almoço

12:30 h - Começar a encher bolas para painel

14:30 h - Pegar bolo

15:30 h - Começar a montar os detalhes das mesas principais

17:00 h - Chegada dos fornecedores 

18:00 h - Início da festa

Dica: Aproximadamente uma hora antes do início da festa tenha tudo pronto para poder ter tempo para arrumar o aniversariante e você, nada mais chato do que os convidados começarem a chegar e você que é a pessoa que irá recepcioná-los ainda não estar arrumada para a festa. Se alguém tiver lhe ajudando deixe todas as instruções com a pessoa e vá se arrumar. 

Espero que com essas dicas você consiga realizar uma festa maravilhosa, nada será mais gratificante do que ver o sorriso de satisfação do seu pequeno ao ver o resultado final, dá trabalho sim e muito, mas os convidados sentem o carinho que você dedicou a festa, então ganhe coragem e explore esse mundo maravilhoso das festas infantis, afinal qual é a mamãe que não gosta de festa?